Rezervačný systém pre ambulanciu: na čo sa pozerať pri výbere

Rezervačný systém sa vyberá raz za niekoľko rokov a potom s ním ambulancia žije každý deň. Zlý výber poznáte podľa toho, že telefón zvoní rovnako ako predtým, pacienti sa pýtajú, kde majú kliknúť, a recepcia vedie termíny v dvoch kalendároch naraz. Tento článok je kontrolný zoznam toho, na čo sa pozerať, bez ohľadu na to, či ste zubná, kožná alebo všeobecná ambulancia.

Najprv si ujasnite, čo má systém riešiť

Väčšina ambulancií chce od rezervačného systému dve veci: menej telefonátov počas ošetrovania a menej pacientov, ktorí neprídu. Všetko ostatné je nadstavba. Preto sa oplatí zapísať si, koľko hovorov denne sa týka len objednávania a koľko termínov za mesiac prepadne. Po mesiaci s novým systémom tieto dve čísla porovnáte a hneď viete, či sa výber podaril.

Rezervačný systém nie je ambulantný softvér. Zdravotnú dokumentáciu, recepty a vykazovanie poisťovniam rieši iný program. Rezervačný systém má na starosti termíny a komunikáciu s pacientom okolo nich. Ak vám niekto ponúka oboje v jednom, pýtajte sa, ako dobre robí objednávanie, nie len či ho má.

1. Online objednávanie, ktoré pacient zvládne bez registrácie

Pacient by mal od kliknutia na odkaz po potvrdený termín prejsť za minútu. Vyberie si službu, lekára a voľný čas, zadá meno a kontakt a hotovo. Každý krok navyše, najmä vytváranie účtu a heslo, časť pacientov odradí a zavolajú.

Overte si na skúšobnom účte:

• Objednanie funguje na mobile; väčšina pacientov klikne na odkaz v telefóne.
• Pacient vidí len voľné termíny, nie celý rozvrh ambulancie.
• Rezervácia sa potvrdí automaticky e-mailom, bez práce recepcie.
• Odkaz na objednanie sa dá vložiť na web, do Google profilu firmy a na sociálne siete. Kam presne, popisuje článok o umiestnení odkazu na online objednávanie.

2. Automatické pripomienky termínov

Pripomienky sú dôvod, prečo sa rezervačný systém oplatí aj ambulancii, ktorá objednáva telefónom. Podľa prehľadu Cochrane z roku 2013 SMS pripomienky zvyšujú účasť na zdravotníckych termínoch v porovnaní so stavom bez pripomienok. Rozhoduje, že pripomienka odíde sama, v správny čas a s obsahom, ktorý pacientovi stačí.

Pýtajte sa:

• Odchádzajú pripomienky automaticky, alebo ich musí niekto spúšťať?
• Dajú sa posielať e-mailom aj SMS a koľko SMS je v cene?
• Čo je v texte správy? Stačí názov ambulancie, dátum a čas. Typ ošetrenia do SMS nepatrí, je to údaj o zdravotnom stave a správa sa často zobrazí na zamknutej obrazovke.

Čo komu funguje a kedy pripomienku poslať, rozoberá článok SMS alebo e-mail? Ako nastaviť pripomienky termínov.

3. Kalendár pre celú ambulanciu

Recepcia potrebuje vidieť všetkých lekárov naraz a termín presunúť bez prepisovania. Systém by mal zvládnuť rôzne dĺžky výkonov (kontrola trvá inak ako dlhší zákrok), rozvrh každého lekára osobitne a výnimky: dovolenku, sviatky, zatvorený deň. Ak musíte kvôli týždňu dovolenky meniť celý rozvrh, bude to recepcia obchádzať a termíny si zapíše na papier.

Dôležitý detail: čo sa stane s termínom, ktorý zapíšete ručne po telefóne. Má dostať rovnakú pripomienku ako online rezervácia. Inak máte dva druhy pacientov a dva druhy nedostavení.

4. Ochrana údajov pacientov

Meno, telefón a termín u lekára sú osobné údaje a v spojení s typom výkonu môžu byť údajmi o zdraví, ktoré GDPR v čl. 9 chráni prísnejšie. Ambulancia je pri nich prevádzkovateľom a dodávateľ systému sprostredkovateľom, takže medzi vami musí byť zmluva o spracúvaní údajov podľa čl. 28 GDPR. Pýtajte si ju ešte pred podpisom.

Ďalej overte, kde sú dáta uložené (v EÚ), či systém zbiera len to, čo na termín potrebuje, a ako pacient pri objednaní potvrdzuje spracovanie údajov. Pripomienky samotné súhlas nevyžadujú, vyplývajú z dohodnutého termínu. Toto je všeobecný prehľad, nie právna rada; pri nastavovaní dokumentov si to overte u právnika.

5. Cena a čo je v nej

Cenníky sa ťažko porovnávajú, lebo každý počíta niečo iné. Porovnávajte vždy mesačnú cenu pre svoju ambulanciu, nie základný plán:

Bezplatný plán je dobrý spôsob, ako si systém vyskúšať s reálnymi pacientmi. Len si vopred prečítajte, čo v ňom chýba, aby ste neboli prekvapení v momente, keď ho budete najviac potrebovať.

6. Nastavenie a podpora v slovenčine

Ambulancia nemá IT oddelenie. Systém by ste mali nastaviť sami za jedno popoludnie: služby, lekári, ordinačné hodiny, odkaz na web. Pri skúšaní si všímajte, či rozhrania, e-maily pacientom aj podpora hovoria po slovensky, a ako rýchlo podpora odpovie, keď jej v skúšobnej dobe napíšete bežnú otázku. To je najlepší test toho, čo vás čaká po zaplatení.

Kontrolný zoznam pred rozhodnutím

1. Pacient sa objedná z mobilu za minútu, bez registrácie.
2. Pripomienky odchádzajú automaticky, e-mailom a podľa potreby aj SMS.
3. Jeden kalendár pre všetkých lekárov, výnimky v rozvrhu bez prepisovania.
4. Zmluva o spracúvaní údajov, dáta v EÚ, minimum údajov v správach.
5. Jasná mesačná cena vrátane SMS a DPH, bez viazanosti.
6. Nastavenie zvládnete sami, podpora odpovedá po slovensky.

Ak si chcete výber overiť číslami, článok Ako znížiť počet zmeškaných termínov ukazuje, ako si spočítať, koľko vás jeden prepadnutý termín stojí.

Ako s tým pomáha iOrdinácia

iOrdinácia je rezervačný systém pre ambulancie a kliniky na Slovensku. Ambulancia dostane vlastný odkaz na objednanie, pacient si vyberie službu, lekára a termín bez registrácie a deň pred termínom mu príde pripomienka e-mailom, na platených plánoch aj SMS. Kalendár ukazuje všetkých lekárov naraz, rozhranie aj podpora sú v slovenčine a plán Zadarmo je bez platobnej karty. Postup je na stránke ako to funguje a ceny v cenníku.